23. Oktober 2003

Synchronisation der Amtlichen Schuldaten an bayerischen Grund-, Haupt- und Förderschulen

An den bayerischen Grund-, Haupt- und Förderschulen wird momentan die Synchronisation der Amtlichen Schuldaten (ASD) zwischen Staatsministerium/Statistischem Landesamt, den Regierungen/Schulämtern und Grund-, Haupt- und Förderschulen durchgeführt. Wie zahlreiche Rückmeldungen aus Schulen und Schulämtern zeigen, sind die Beteiligten mit dieser Aufgabe heillos überfordert, da das ganze Verfahren zu wenig vorbereitet wurde. Deshalb wende ich mich namens des Bayerischen Lehrer- und Lehrerinnenverbandes (BLLV) an Sie mit der dringenden Bitte um Hilfe.

Problem

In den Staatlichen Schulämtern erhöhten sich die Fehler im Schulverwaltungssystem (SVS) von einem relativen Nullniveau durch das Einspielen der Schuldaten über den Umweg des Internetportals auf mehrere Hundert bis zu über Tausend (je nach Größe des Schulamts). Seit Wochen sind die Schulämter bemüht, den Fehlerstand zu verringern. Sie müssen hierfür in der Regel einen großen Teil des Personals einsetzen. Erschwerend kommt hinzu,

  • dass viele Fehler erahnt werden müssen, weil es hierzu keine spezielle Ausbildung gab,
  • dass laufende Rückfragen beim Hersteller (Fr. Fraas) und den beteiligten Staatlichen Stellen nötig sind, hier aber wegen der Flut von Anfragen meistens niemand erreichbar ist,
  • dass laufend ergänzende Angaben nachfolgen und Updates eingespielt werden, weil immer wieder Unzulänglichkeiten in den Programmstrukturen offenbar werden, und
  • dass die Datenweiterleitung an die Schulämter sehr lückenhaft war - zumindest was Daten betrifft, die zwischen dem 08. und 10.10.03 an das Portal geliefert wurden.

Die gesamte Situation ist nach wie vor sehr unübersichtlich. Allerdings ist schon jetzt erkennbar, dass die vorgegebenen Termine nicht eingehalten werden können.

Um einer evtl. Kritik an den Schulleitungen der Grund-, Haupt- und Förderschulen vorzubeugen, ist festzustellen, dass auch diese zu wenig vorbereitet wurden. Wie sollen die Schulleitungen z.B. unterscheiden können,

  • was bei Teilzeit "unterhälftig" bzw. "weniger als die Hälfte" bedeutet,
  • was der Unterschied zwischen einem "Religionslehrer/KFL/Rel" und einem "Religionslehrer/KFL/kirKiV/RelKatechet" ist,
  • welches Rechtsverhältnis eine kirchliche Lehrkraft hat ("Lehrer Anstellungsvertr." oder "sonstiges"),
  • ob ein Religionslehrer in jedem Fall als Vollzeit gezählt wird (da die anderen beschäftigungsrechtlichen Angaben weder in Schule und Schulamt gesichert vorhanden sind,
  • oder ob doch Teilzeit oder Teilzeit mit weniger als der Hälfte eingegeben werden muss.

Diese Liste ließe sich fortführen.

Man kann den Schulleitungen nicht anlasten, sie hätten ihr (eng beschriebenes, mehr als 40 Seiten umfassendes) Handbuch zu wenig studiert. Sie haben eine nicht unerhebliche Unterrichtsverpflichtung und gerade am Schuljahresbeginn viele andere Aufgaben. Auch gewissenhafte Schulleiter/innen mit überdurchschnittlichen EDV-Kenntnissen verursachen nahezu zwangsläufig eine erhebliche Fehlerquote.

Das gern gebrauchte Argument, die diesjährigen Schwierigkeiten träten nur auf, weil es sich um die erste umfassende Synchronisation handelt, ist nicht stichhaltig. Auch nächstes Jahr werden Lehrer/innen versetzt, sie können ein anderes Arbeitsverhältnis und Stundenmaß haben, andere Anrechnungen, Ermäßigungen etc. Damit sind neue Fehlerquellen vorprogrammiert.

Lösung

Kurzfristig bitte ich Sie, sehr geehrte Frau Staatsministerin, um folgende Maßnahmen:

  • Die Schulen und Schulämter müssen präzise und kurzgefasste Erklärungen erhalten, wie mit den häufigsten Fehlern umzugehen ist.
  • Der Informationsfluss von den Programmverantwortlichen zu den Anwendern in Schule und Schulamt muss deutlich verbessert werden, auch die personelle Ausstattung der Hotlines.
  • Der endgültige Abgabetermin muss bis Ende November 2003 verlängert werden – die bisherige Terminplanung führt nur zu einer Überlastung aller Beteiligten und zu sehr fehlerhaften Daten. Die jetzt mitgeteilte Verlängerung bis 7. November 2003 reicht nicht aus.

Mittel- bis langfristig müssen wesentliche Veränderungen im gesamten Ablauf getroffen werden. Die Befürchtung von EDV-Experten hat sich bewahrheitet, dass parallele Dateneingaben häufig zu Fehlern führen. Es ist unmöglich, eine Kongruenz bei Zehntausenden von Eingaben in einem Schulamt zu gewährleisten.

Um einen unnötigen Verwaltungs- und Personalaufwand zu verhindern, (ein durchaus aktuelles Thema!) muss die Programmstruktur verändert werden. Dazu gehört zunächst ein durchgängiges professionelles und anwenderfreundliches Programm von der Schule bis zum Ministerium. Außerdem müssen die Daten dort eingegeben werden, wo sie anfallen und gesichert aufbereitet werden können. Das bedeutet,

  • die personalrelevanten Eingaben (von Namen, Adresse, PKZ über Familienstand bis zu Teilzeit, Beurlaubung, Versetzung u.dgl.) müssen durch die Personalstelle der Bezirksregierungen geleistet werden,
  • die Schulämter geben z.B. die Zuordnung zu den Schulen, Anrechnungen, Poolstunden usw. ein und
  • die Schulen wiederum sind für die Verteilung auf die Klassen zuständig.

Die eingegebenen Strukturen werden durch Datenspiegelung ausgetauscht, ohne dass die Eingaben der zuständigen Stelle überschrieben werden können.

Dieses Verfahren hätte den Vorteil, dass keine Paralleleingaben gemacht werden und die kompetente Stelle den anderen ihre Vorgaben einspielt.

Der BLLV bietet ausdrücklich seine Mitarbeit bei den erforderlichen Maßnahmen an. Änderungen müssen umgehend eingeleitet werden, da die Belastbarkeitsgrenze aller Beteiligten erreicht ist!

aus einem Schreiben des BLLV-Präsidenten, Dr. h. c. Albin Dannhäuser, an die Bayerische Staatsministerin für Unterricht und Kultus, Monika Hohlmeier


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